無紙化會議系統是使用現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術，通過文件的電子交換實現會議的無紙化。其特征是：文件傳輸網絡化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。無紙化會議系統的一個基本特征是：會議室設有公共視頻顯示的大屏幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器，選擇席位顯示或稱異步顯示時，由與會者自行操作該智能終端，此時，該智能終端如同一臺獨立使用的標準計算機，每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。

1）完整的安全性

2）最簡單的操作和使用

3）豐富的即時統一通訊平臺

4）兼容性強的軟件、易升級

會議室作為基本建設的一部分，淘汰、更新的周期遠遠長于日新月異的軟件產品和技術，因此，無紙化會議系統的選擇，需要在硬件設備不被淘汰、不被更換的前提下，不斷實現軟件的升級。

5）支持、兼容各類、或用戶定制的決策支撐軟件，具備較強的計算能力。

6）既有良好的互聯互通能力，又能夠隨時、方便的終止并徹底物理隔離互聯互通。

7）支持多種人機交互方式

除了支持傳統的鍵盤、鼠標外，觸摸板、多點觸摸屏、手寫輸入設備等，都應受到無紙化會議系統的智能終端的支持，方便地連入系統。

9）多屏顯示

席位顯示器、電子桌牌、中控觸摸屏、投影屏、拼接屏，甚至是主講人、旁聽席使用的平板電腦，共同構成了會議室內的多屏系統。

10）采用標準接口，可靠地連入會議室中控系統。